HR INFORMATION
採用チャネルが多様化し、採用手法の選択肢が増える一方で、採用業務は今まで以上に複雑化しています。採用プロセスの効率化は、多くの企業の共通の課題です。そうしたなか注目されているのが、HRテクノロジーを活用した取り組みです。応募から採用に至るまでの情報をシステム上で一元管理できる採用管理システムや、会社説明会のオンライン化などは、多くの企業が導入し、効率化、そして求める人材の獲得へと繋げています。このシリーズでは、今後ますます拡がりをみせるHRテクノロジーの潮流と、その取り組みについてご紹介します。
複雑化した採用業務を効率化させるために
オンラインからオフラインまでさまざまな採用チャネルが存在する現代では、管理するデータが多岐にわたり、また一定人数を採用するためには多様なチャネルを組み合わせて、より多くの候補者と接触する必要があるため、採用業務はますます複雑化が進んでいます。そうした中、採用業務を効率化させるべく、ITを駆使した新しい採用手法が次々と誕生しています。例えば、セミナーをオンライン化したWebセミナーや、オフィスを360度見渡せるVR社内見学、オンラインの適性検査/面接などは、すでに多くの企業が導入しています。
最新のHRテクノロジーが戦略的採用を支える
新たな採用ツールや採用手法が開発される中、複雑化する採用プロセスを管理し、より効率的で戦略的な採用を支えるHRテックサービスとして注目されているのが、「Applicant Tracking System（採用管理システム）」です。今までの採用活動では、履歴書や選考状況の管理、応募者の評価データ、メールのやりとりは紙やExcelに代表される表計算ソフトなど、複数のツールにまたがって管理されてきました。対して採用管理システムは、応募から採用に至るまでの情報を、システム上で一元管理できるのが特徴です。
昨今、いろいろな会社から様々な採用管理システムが提供されています。機能もシンプルなものから多機能なものまで幅広くあります。選定の際、重要なポイントとして以下が挙げられます。
採用管理システム選びの主なポイント
昨今の採用管理システムの普及により、世の中には数多のシステムがありますが、採用業務を上手に効率化し採用成果へとつなげていくためには、選び方にもポイントがあります。
●セキュリティ管理レベルが高いこと
大量の個人情報、人材採用に関する機密情報を扱う採用管理システムには、高いセキュリティレベルが求められます。ISOなど第三者機関から認証を得ているかどうかが、ひとつの判断基準となります。また、SLA（Service Level Agreement）などの文書により、サービス品質が保証されているケースもあります。
●きめ細かいサポート体制が整っていること
採用管理システムをただ納品されて終わり、では、システム自体のコストは安いとしても、採用担当の方々の負担は増すばかりです。使い始めまでのサポートが充実していることはもちろん、採用活動期間を通じてきめ細かいサポートが受けられるかどうかも大切な点です。
●人材採用について、ノウハウに基づく提案を受けられること
当然のことですが、採用管理システム＝自社の採用を効果的に行うためのツールです。採用活動について実務面も含めてノウハウに基づく提案ができ、さらにシステムの仕様をふまえて実行へと進められる会社がパートナーとしてふさわしいと言えます。
●財務面が強固であり、システム投資・インフラ投資が可能なこと
採用管理システムでよりよいサービス、安定したサービスを提供し続けるためには、システム改善、インフラへの継続的な投資が必要です。したがって、システム提供会社の財務力もポイントとなります。
●“これから”の採用に向けて、拡がりのあるシステムであること
年々難易度が高まる人材採用においては、「応募者データの一元管理ができる」だけでは、採用成果の実現に繋がりません。そのためには、採用管理システム単体ではなく、オンライン面接やRPO®（採用プロセスアウトソーシング）サービスなど、周辺サービスも含めて提供できるパートナーであることが重要です。
多くの企業が採用の「オンライン化」を推進
現在、複数年の新卒採用が並行しておこなわれ、さらに中途採用も対応しているケースは少なくありません。限られたマンパワーで採用成果をあげるために、昨今、特に「Webセミナー」と「オンライン面接」の注目度が高まっています。リアルな会社説明会をおこなわずWebセミナーのみとする企業や、会社説明会～最終選考までWeb完結の選考ルートを設ける企業も増えつつあります。応募者にとって動画が身近になっていること、また、企業にとっても応募者にとっても応募/選考機会の拡大につながっていることが、オンライン化を推進していると考えられます。
まとめ
採用チャネルが多様化し、採用担当者は採用手法を複数選択できるようになりました。これからの採用活動は、いかに自社に合った手法を選び、活用できるかがポイントになります。さまざまな採用手法がある中でも、データを蓄積し、一元管理できる採用管理システムが非常に有効です。PDCAサイクルを回しながら、改善点を明らかにし、品質や成果を向上させていくことが理想的でしょう。
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